В процессе исследования невозможно дать ответы на все вопросы. Поэтому необходимо определить те вопросы, которые вы хотите выяснить в результате исследований (они могут отличаться от предложенных).
Работа с формуляром «Дневные помехи». В него необходимо заносить все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т.п.
Формуляр по работе с «дневными помехами»
№ |
Помехи. Интервал времени (от — до) |
Продолжительность (мин) |
Телефонный разговор или посетитель |
Кто? |
Пометки, например, причины «помех» |
|
|
|
|
|
|
Фиксируйте все, что Вас отрывает от дел: Н – начальник; Кл — клиент; Ко _ коллега по профессии; Пос — поставщик; Сем — семья; П – подчиненный; С- секретарь;
Пр — прочие.
При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»).
Два исходных пункта инвентаризации времени.
Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.
Обработка данных формуляра «Анализ помех». Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины «помех».
Вопросы для обработки данных:
· какие «помехи» по Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?
· какие телефонные звонки оказались бесполезными?
· какие посещения были ненужными?
· какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?
· какие посещения могли бы быть короче или эффективнее?
· кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас от дел?
· какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?
Анализ временных потерь. Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля. Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту. Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект.
В центр анализа Вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.
Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми Вы можете работать.
Анализ сильных сторон. Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел. Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.
Анализ слабых сторон. Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению.
Пусть Вас не обескураживает большое число отмеченных Вами слабых мест.
После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля Вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги. Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены.
Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым Вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.
Важнейшие причины потерь времени
1. ___________________________________________________________________________
2. ___________________________________________________________________________
3. ___________________________________________________________________________
и т.д.
Анализ «поглотителей» времени. Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются. Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, Вы уже сможете добиться значительного повышения своей продуктивности. Проанализируйте в тезисном порядке Ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить.
«Поглотитель» времени |
Возможные причины потерь времени |
Меры по устранению |
|
|
|
Полученные результаты анализируются и делаются выводы о том, как используется ваше рабочее время и эффективна ли работа. Анализ осуществляется на основе сгруппированных данных по использованию времени и другим факторам. Таким образом, анализ результатов исследования и принятие решений по ним составляют единый комплекс.
В табл. 2 приведены важнейшие группы для оценки результатов. Они основываются на вопросах, которые мы поставили перед собой в начале исследования. Попытаемся оценить их (табл. 2).
Таблица 2
Группы для оценки результатов |
Их характеристика |
Оценки
12345 |
1. Общая оценка использования рабочего времени |
На основе табл. 23 |
|
2. Результаты работы |
Конечный результат работы |
|
3. Распределение рабочего времени |
Сравнение с поставленными целями по использованию рабочего времени |
|
4. Эффективность работы |
Эффективность выполнения работы мною. Сравнение с установленными стандартами |
|
5. Загрузка рабочего времени |
В какой мере мы сами способны распоряжаться своим рабочим временем и в какой степени это зависит от других |
|
6. Поддержание связи с коллегами и нахождение на рабочем месте |
Как часто мы связываемся с сослуживцами. Одновременно выясняется, было ли у нас достаточно времени для нахождения на своем рабочем месте |
|
7. Достаточно ли у нас оргтехники и как мы ее используем |
Общая оценка использования или оценка относительно каждого вида оргтехники отдельно (телефон, компьютер, факс и т.д.) |
|
8. Факторы помех |
Собрать все помехи (внутренние и внешние), которые мешают эффективному использованию рабочего времени и его планированию |
|
9. Настроение |
Оценка носит личный характер. Зависит от многих причин |
|
10. Физическое состояние |
Поддержание здоровья и физического состояния на высоком уровне |
|
На основании выставленных оценок принимают соответствующие решения, которые можно свести в таблицу по следующей форме (табл. 3).